Privacy Beleid Kolewa, versie mei 2018
Inleiding
Stichting Kolewa neemt uw privacy zeer serieus en zal uw persoonsgegevens (de betrokkene) op een veilige manier verwerken en gebruiken.
In dit Privacy Beleid leggen wij u uit welke gegevens wij verwerken, en met welk doel wij dat doen. Daarnaast kunt u in dit Privacy Beleid lezen over uw rechten met betrekking tot onze verwerking van uw persoonsgegevens. Wij raden u aan dit Privacy Beleid aandachtig door te nemen. Voor vragen kunt u altijd contact opnemen met info@kolewa.nl.
Wie is Kolewa?
Kolewa is een stichting, kantoorhoudende te Raadhuisstraat 110 2406 AH Alphen aan den Rijn, Nederland en ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nr. 28114958. Kolewa is ten aanzien van de verwerking van uw persoonsgegevens door Kolewa de verwerkingsverantwoordelijke.
Kolewa richt zich op kinderen en gezinnen die leven in de meest geïsoleerde gebieden van Indonesië, waar andere hulporganisaties niet of nauwelijks komen. Stichting Kolewa stelt zich ten doel deze kinderen die ten gevolge van een beperking (nog) niet zelfstandig kunnen participeren in de samenleving een zo volwaardig mogelijke plek te bieden. Dit doet zij door noodzakelijke operaties inclusief begeleiding voor deze kinderen mogelijk te maken. Kolewa is volledig afhankelijk van donaties van particulieren, fondsen etc.
Hoe gebruikt Kolewa uw gegevens?
Hieronder vindt u een overzicht van de doeleinden waarvoor Kolewa persoonsgegevens over u verwerkt. Daarbij is telkens aangegeven welke gegevens Kolewa voor dat specifieke doel gebruikt, wat de juridische grondslag is om die gegevens te mogen verwerken en hoe lang de gegevens door Kolewa worden bewaard.
Om het overzichtelijk te houden, hebben wij alles gegroepeerd naar type gegevensstroom.
- Dienstverlening, klantenbeheer en financiële administratie
1.1 Klachten
AVG klachten
Doeleinde: Klachten procedure over de verwerking van uw persoonsgegevens
Gegevens: Naam, e-mailadres, inhoud van de klacht
Grondslag: Ondubbelzinnige toestemming
Bewaartermijn: 1 jaar
Kolewa klachten
Doeleinde: Klachten over de bedoelingen en handelingen van de stichting Kolewa
Gegevens: Naam, e-mailadres, inhoud van de klacht
Grondslag: Ondubbelzinnige toestemming
Bewaartermijn: 1 jaar
- Marketing
Doeleinde: Nieuwsbrieven en facebook, om donateurs en relaties op de hoogte te houden over de ontwikkelingen binnen de stichting Kolewa.
Gegevens: Naam, e-mailadres, IP-adres voor nieuwsbrieven en de naam, omschrijving, klikgedrag facebook (bereik per week, aantal personen, betrokken personen en totaal aantal pagina-vind-ik-leuks)
Grondslag: Ondubbelzinnige toestemming
Bewaartermijn: 3 jaar voor de nieuwsbrieven en facebook op het moment van beëindiging.
Op onze website is een button opgenomen om onze facebookpagina te kunnen promoten (“liken”) Deze button werkt door middel van een stukje software die van Facebook zelf afkomstig is. Door middel van deze software worden cookies geplaatst. Wij hebben daar geen invloed op. Wij adviseren u de privacyverklaring van Facebook te lezen wat zij met uw (persoons)gegevens doen.
- Website
Doeleinde: Informatie over de stichting Kolewa
Gegevens: Naam, e-mailadres, omschrijving donatie en de tekst van de opgevraagde informatie.
Grondslag: Ondubbelzinnige toestemming
Bewaartermijn: 6 maanden
De website is voorzien een veilige verbinding (SSL certificaat). Uw persoonsgegevens worden via een beveiligde verbindingen doorgestuurd naar veiliggestelde servers.
Cookies: Kolewa maakt gebruik van functionele , analytische, tracking en social media cookies. Deze cookies worden o.a. gebruikt om de website goed te laten werken en deze te kunnen optimaliseren. Bij een eerste bezoek aan onze website geven we informatie over en vragen we toestemming voor het plaatsen van cookies.
De Kolewa site maakt gebruik van Google Analytics. De gegevens die we via Google Analytics verzamelen zijn geanonimiseerd en worden niet gedeeld met andere diensten van Google.
Kolewa maakt ook gebruik van social media cookies. Dit zijn cookies van derde partijen die op onze website staan. Ze maken het mogelijk om de informatie op onze website eenvoudig op social media te delen. Voor de cookies die de social media partijen plaatsen en de mogelijke data die zij hiermee verzamelen, verwijzen wij naar de verklaringen die deze partijen op hun eigen websites daarover geven. Kijk voor meer informatie over ons gebruik van cookies op onze site onder “cookiemelding”.
Andere activiteiten
Doeleinde: Donatie button website, periodieke machtiging van donateurs en sponsoraanvragen Gegevens: NAW gegevens (van schenker), e-mailadres, IBAN rekeningnummer
Grondslag: Ondubbelzinnige toestemming
Bewaartermijn: 7 jaar
Wij verkopen uw persoonsgegevens niet aan derden en maken geen gebruik van RFID, MAC-adres en IMEI.
- Financiële- en donateursadministratie
Bank verwerking
Doeleinde: Registratie financiële gegevens
Gegevens: Naam en omschrijving
Periodieke machtiging
Doeleinde: Archivering van de overeenkomst en machtiging
Gegevens: Naam, e-mailadres, IBAN rekeningnummer.
Financiële administratie
Doeleinde: Verwerken van de financiële gegevens
Gegevens: Naam en omschrijving van de overboeking
Bewaartermijn voor de donateurs- en financiële administratie is wettelijk 7 jaar
- Overige activiteiten
Patiëntgegevens.
Doeleinde: Sponsor aanvragen
Gegevens: Naam, foto en eiland van herkomst van patiëntjes.
Grondslag: Ondubbelzinnige toestemming
Bewaartermijn: 7 jaar
Wij verwerken zo min mogelijk persoonsgegevens, dat wil zeggen alleen de gegevens die noodzakelijk zijn voor het doel van de verwerking. De rechten omtrent de persoonsgegevens kunt in vinden ons privacy beleid. Ouders geven vooraf schriftelijke toestemming voor het gebruiken van foto’s voor sponsordoeleinden.
Gegevens donateurs
Doeleinde: Sponsor aanvragen
Gegevens: NAW gegevens, e-mailadres, inhoud missie
Grondslag: Ondubbelzinnige toestemming
Bewaartermijn: 7 jaar
Wij verwerken zo min mogelijk persoonsgegevens, dat wil zeggen alleen de gegevens die noodzakelijk zijn voor het doel van de verwerking. De rechten omtrent de persoonsgegevens kunt in vinden ons privacy beleid.
Vrijwilligers en stagiaires
Doeleinde: Vrijwilligerswerk en stages
Gegevens: NAW gegevens, functieomschrijving, e-mailadres, motivatiebrief en cv, inhoud stage/werk
Grondslag: Ondubbelzinnige toestemming
Bewaartermijn: 3 jaar na afloop van de stage/vrijwilligerswerk
Hoe verkrijgen wij uw persoonsgegevens?
Kolewa heeft gegevens over u in het bezit, omdat u die gegevens aan ons heeft verstrekt.
Wat zijn uw rechten?
Onder de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming beschikt u over een aantal rechten met betrekking tot uw gegevens en de verwerking ervan:
Recht op inzage
Als u de persoonsgegevens wilt inzien die bij Kolewa zijn vastgelegd, kunt u een verzoek tot inzage doen.
Recht op wijzigen
Als u veranderingen wilt aanbrengen in de persoonsgegevens die u heeft gezien naar aanleiding van een inzageverzoek, kunt u een verzoek hiertoe doen bij Kolewa. U kunt verzoeken dat Kolewa uw gegevens wijzigt, verbetert, aanvult, verwijdert of afschermt.
Recht op beperken van de verwerking
U hebt daarnaast, onder voorwaarden, het recht om Kolewa te verzoeken de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken.
Recht van bezwaar
Als een bepaalde verwerking op grond van het ‘gerechtvaardigd belang’ van Kolewa of een derde plaatsvindt, heeft u het recht om bezwaar te maken tegen die verwerking.
Recht op gegevensoverdracht
U heeft het recht uw persoonsgegevens van Kolewa te verkrijgen. Kolewa zal deze verstrekken in een gestructureerde en gangbare vorm, die op eenvoudige wijze in andere gangbare digitale systemen te openen valt. Op deze manier kunt u uw gegevens ook bij een andere aanbieder onderbrengen.
Recht om toestemming in te trekken
In alle gevallen waarin de grondslag voor een bepaalde gegevensverwerking uw toestemming is, heeft u het recht die toestemming in te trekken. Dat heeft voor het verleden geen gevolgen, maar betekent wel dat wij die gegevens dan niet meer mogen verwerken. Het kan zijn dat Kolewa u daardoor bepaalde diensten niet meer kan leveren.
Recht op reactie door Kolewa
Een verzoek kan verstuurd worden naar info@kolewa.nl. Kolewa zal u verzoek zo snel mogelijk inwilligen en in elk geval niet later dan één (1) maand nadat Kolewa een dergelijk verzoek heeft ontvangen. Indien Kolewa u verzoek afwijst zullen wij in ons antwoord aangeven waarom het verzoek werd afgewezen.
Ontvangers van de persoonsgegevens
De gegevens kunnen worden doorgegeven aan: verwerkers. De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Het kan zijn dat Kolewa verplicht is uw gegevens te verstrekken aan een derde partij, bijvoorbeeld op grond van een wettelijke verplichting.
Wijzigingen in het Privacy Beleid
Dit Privacy Beleid kan worden gewijzigd. Wij adviseren u daarom regelmatig het Privacy Beleid na te lezen op eventuele wijzigingen.
Heeft u nog klachten en/of vragen?
Mocht u nog vragen hebben over dit Privacy Beleid en de wijze waarop Kolewa uw gegevens gebruikt, dan kunt u een e-mail sturen naar info@kolewa.nl. Ook als u een klacht heeft over de manier waarop Kolewa uw gegevens verwerkt, kunt u een e-mail sturen naar info@kolewa.nl. Daarnaast kunt u ook altijd contact opnemen met de bevoegde nationale toezichthouder op het gebied van privacybescherming. In Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens.
